TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN LA COOPERATIVA MULTIACTIVA COOPFORTALEZA.
En cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el decreto 1377 de 2013, “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012” la COOPERATIVA MULTIACTIVA COOPFORTALEZA en su calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales desarrolla las siguientes Políticas de Tratamiento de la Información.
DATOS GENERALES DE LA COOPERATIVA MULTIACTIVA COOPFORTALEZA
Es una Cooperativa Multiactiva sin sección de Ahorro, perteneciente al Sector de la forma asociativa solidaria, identificada con el NIT: 900.439.303-7, cuyo radio de acción es la república de Colombia, teniendo su sede principal en la ciudad de Ibagué en la calle 14 No 3 – 16 oficina 203, PBX 6018418077, correo electrónico cfortaleza04@gmail.com.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relaticos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de los datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
A QUIÉN SE DIRIGE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La presente Política de Tratamiento de la Información está dirigida a las personas naturales cuyos datos personales se encuentren incluidos en las bases de datos de la Cooperativa Multiactiva Coopfortaleza.
EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
1. La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos de los titulares de datos personales:
* Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a la Cooperativa Multiactiva Coopfortaleza.
* Solicitar prueba de la autorización otorgada por la Cooperativa Multiactiva Coopfortaleza.
* Ser informado por la Cooperativa Multiactiva Coopfortaleza respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
* Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o encargado del Tratamiento.
* Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
* Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
2. Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:
* Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente. – Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
* Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
* Por estipulación a favor de otro o para otro.
* Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
3. La Cooperativa Multiactiva Coopfortaleza establecerá previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados dispongan sobre los datos del titular.
4. Para la atención de consultas y reclamos las personas autorizadas pueden hacerlo telefónicamente o por escrito, teniendo en cuenta lo siguiente:
* Acercarse a nuestra oficina ubicada en la ciudad de Ibagué en la calle 14 No 3 – 16 oficina 203, hacerlo a través o mediante correo electrónico al correo cfortaleza04@gmail.com
CONSULTAS
-. Las personas que tengan la facultad para realizar consultas según lo establecido en la ley, deberán proporcionar la siguiente información:
Documentos que lo acrediten como persona facultada y permitan validar su identidad.
* Información que identifique al titular de los datos – Datos a consultar
*Las consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
RECLAMOS
-. Las personas que tengan la facultad para realizar reclamos según lo establecido en la ley, deberán proporcionar la siguiente información:
* Nombre, número de identificación y soportes que lo acrediten como persona facultada para efectuar la reclamación.
* Datos del domicilio o correo electrónico para recibir respuesta de la solicitud – Descripción clara y precisa de los datos personales y los hechos que dan lugar a la rectificación, supresión o revocatoria.
* Documentos que se quiera hacer valer como prueba del reclamo.
-. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos del responsable o encargado.
-. Tanto la supresión como la revocatoria de la autorización pueden ser totales o parciales, para lo cual el titular de los datos debe dar claridad sobre la información que desea suprimir o las finalidades sobre las cuales desea revocar la autorización. -. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido cuarenta y cinco (45) días desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
-. El término máximo para atender el reclamo será de veinte (20) días contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días siguientes al vencimiento del primer término.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RECOLECCIÓN
-. En los medios donde la Cooperativa Multiactiva Coopfortaleza disponga mecanismos para la recolección de datos dará a conocer la finalidad para la cual se realiza tal recolección.
ALMACENAMIENTO
-. La Cooperativa Multiactiva Coopfortaleza almacenará los datos que se obtengan de acuerdo a los fines autorizados por el titular por el tiempo que justifique su tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos legales, administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
-. Los datos personales serán almacenados en bases de datos, archivos digitales o físicos en condiciones de seguridad que permitan el tratamiento sólo para los fines autorizados por el titular. Una vez finalice la necesidad de tratamiento, los datos podrán ser eliminados, destruidos o conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
-. La cooperativa Multiactiva Coopfortaleza usará los datos personales del titular para las siguientes finalidades:
* Ejecutar las actividades propias del objeto social, el cumplimiento de los estatutos y aquellas en desarrollo de la responsabilidad social, cumplir con sus deberes legales y atender en debida forma la relación que establezca con el titular de los datos.
* Desarrollar los fines propios de los contratos celebrados de conformidad con la legislación vigente.
* Realizar la gestión contable, fiscal y administrativa, incluyendo la gestión de cobros y pagos.
* Enviar mensajes de seguridad de las operaciones o contactar al titular para la validación de operaciones realizadas por los diferentes canales que la cooperativa tenga dispuestos.
* Enviar comunicaciones que la Cooperativa considere necesarias para comunicar información relacionada con el objeto social de la Cooperativa.
* Realizar actividades de fidelización de clientes, publicidad y prospección comercial, análisis de perfiles y segmentación de mercados.
* Enviar y consultar información a las centrales de información con el fin de registrar niveles de endeudamiento y conducta crediticia, cuando sea el caso.
* Dar a conocer, transferir y/o transmitir información con entidades convenio, proveedores o terceros que se subcontraten, con el fin de ofrecer canales y servicios adicionales para la realización de operaciones, beneficios comerciales y demás actividades propias del objeto social de la Cooperativa.
* Desarrollar las relaciones laborales con los empleados incluyendo las actividades de bienestar y salud ocupacional establecidas en la Cooperativa.
* Realizar las actividades para la gestión del recurso humano.
* Estudiar y hacer seguimiento del comportamiento comercial y la idoneidad financiera de los proveedores personas naturales y aquellos fines que resulten de la relación contractual con los mismos.
* Gestión de trámites para la atención de peticiones, quejas y reclamos que se reciban mediante los diferentes canales dispuestos por la cooperativa, al igual que la realización de encuestas de satisfacción respecto al servicio prestado por Coopfortaleza.
* Realizar las actividades de control de acceso y video vigilancia. Los datos obtenidos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la Cooperativa y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA
-. El tratamiento de datos solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas cuando una disposición legal así lo permita.
-. La Cooperativa advertirá a los encargados del tratamiento de la información de la cual Coopfortaleza actúa como responsable, la necesidad de proteger con medidas de seguridad apropiadas los datos suministrados y se les prohibirá su uso para fines propios o la divulgación de la información a otros.
-. Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de octubre de 2012, el decreto 1377 del 27 de junio de 2013 que la reglamenta parcialmente y demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS
-. Coopfortaleza ofrece al titular de los datos los mecanismos para solicitar la revocatoria de la autorización y/o supresión de datos, sin embargo, es necesario que tenga en cuenta que esta solicitud no procederá cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
-. La solicitud de supresión implica la eliminación total o parcial de los datos personales según lo solicitado por el titular de los datos.
VIDEO VIGILANCIA
-. Coopfortaleza utiliza medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos de las instalaciones u oficinas donde Coopfortaleza desarrolla su objeto social.
-. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Coopfortaleza. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización de acuerdo a lo establecido en la ley.
VIGENCIA
-. La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta la regulación existente.
MODIFICACIÓN POLITICAS DE TRATAMIENTO
–. Coopfortaleza se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, unilateralmente la Política de Tratamiento de la Información y el Aviso de Privacidad; en caso de cambios sustanciales en su contenido comunicará a través de los medios dispuestos en el momento o los medios que considere pertinentes los cambios antes o a más tardar al momento de su implementación.
SEGURIDAD
-. Coopfortaleza está comprometida con la protección de los datos personales, por tal razón implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas que se consideren necesarias para evitar el acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que posee.
CLAUSULA DE RETRACTACIÓN
En todos los contratos para la venta de bienes y prestación de servicios mediante sistema de financiación, se entenderá pactada la facultad de retractación de cualquiera de las dos (2) partes, dentro de los dos (5) días hábiles siguientes a su celebración, para esto el deudor deberá devolver el producto por los mismos medios y en las mismas condiciones en que fue recibido; los costos de transporte y los demás que se generen serán asumidos por el deudor, según lo establecido en el artículo 47 de la ley 1480 de 2011.
El deudor tiene derecho de efectuar pagos anticipados de las cuotas o saldos en forma total o parcial con la consiguiente liquidación de intereses al día de pago, sin que en ningún caso pueda exigírsele intereses no causados ni sanciones económicas en concordancia con la Ley 2032 de 2020
CONDICIONES DEL CREDITO Y PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE COBRANZA
Es importante para la Cooperativa dar a conocer a sus clientes información clara y especifica acerca de sus obligaciones, los aspectos más importantes de la política de cobro pre-jurídico y los procedimientos necesarios para su implementación.
1. Pago de las obligaciones
El deudor y/o codeudor se compromete con la Cooperativa, a cancelar la totalidad de la deuda, aún en el caso de retiro de la entidad con la que labora y a cancelar, sin lugar a requerimiento alguno, las obligaciones derivadas del crédito aprobado, en las fechas señaladas mediante cuotas periódicas, las cuales comprenderán los conceptos de cargos adicionales, intereses, capital y cualquier otro concepto que se genere en virtud de dicha operación.
Declaro haber recibido un anexo físico donde se me informa de manera clara y explícita las condiciones del crédito, como lo son: plazo del crédito, tasa de interés corriente y otros cobros como cuotas de afiliación, aportes voluntarios y seguros.
La obligación entra en mora si el pago de la cuota no se efectúa a más tardar en la fecha límite acordada o dicho pago se realiza por un menor valor de la cuota pactada.
2. Políticas y procedimientos en la gestión de cartera
Se realiza la gestión de cartera con el fin de llegar a acuerdos de pago que permitan la normalización de las obligaciones y así evitar costos adicionales o reportes a las centrales de información, que puedan afectar el historial crediticio de los clientes.
Estas gestiones pueden realizarse a través de: llamadas telefónicas directas con el deudor y/o codeudor, referencias y/o terceros adultos familiares de los mismos (en horarios apropiados), comunicaciones escritas, mensajería SMS, correo electrónico y visitas en su lugar trabajo o domicilio.
La gestión de cobro pre-jurídico se inicia a partir del primer día en mora y se realiza mientras la obligación permanezca en mora.
Cuando el deudor presente una mora superior a 30 días, la información tanto positiva como negativa del deudor y codeudor será reportada a las Centrales de Información. Si por algún motivo se generan costos adicionales por este reporte o por la actualización del mismo, estos serán asumidos directamente por el deudor y/o codeudor.
Si la mora persiste y se presenta mayor a 90 días, se remitirá la obligación de manera automática a cobro jurídico, proceso en el cual el deudor y/o codeudor deberán asumir el costo de los honorarios del abogado y todos los gastos que se ocasionen durante el proceso.
3. Intereses de Mora
A partir del primer día en mora, el deudor y/o codeudor pagará una tasa de interés equivalente a la máxima legalmente autorizada.
La asignación de plazos para el pago de una cuota, no exonera del pago de los intereses por mora correspondientes.
4. Gastos Derivados de la Gestión de Cobranza
Los gastos generados por la gestión de cobranza realizada a obligaciones pre-jurídicas o jurídicas, deberán ser asumidos por el deudor y/o codeudor y serán liquidados sobre el valor total del saldo vencido y cobrados en el momento de realizar el pago, estos serán liquidados según las siguientes tarifas:
5. Aplicación de los pagos
La imputación de pagos a las obligaciones objeto de cobro, se hará en el siguiente orden: gastos ocasionados por la cobranza, intereses de mora, intereses corrientes y capitales.
6. Afiliación a la Cooperativa
Una vez aceptada su solicitud de crédito y su vinculación a la cooperativa como asociado, deberá cancelar el valor de la misma según los estatutos vigentes de COOPFORTALEZA, de lo contrario se diferirá el valor de la afiliación en la cantidad de cuotas pactadas para el crédito aprobado. Si por algún motivo el asociado decide cancelar la totalidad del crédito antes del plazo acordado, deberá pagar el valor restante de la afiliación junto con el saldo a capital del préstamo. El valor que corresponda a la cuota del diferido de la afiliación a la cooperativa no genera intereses corrientes ni moratorios.
7. Otros costos
El asociado debe asumir los gastos incurridos en la generación del crédito tales como aportes, gestión documental, servicios tecnológicos y seguros si así fuera el caso; dichos valores no se les aplica ninguna financiación y están diferidos durante el plazo del crédito